Vorsorgeordner aufbewahren: wo Vollmacht und Testament gefunden werden

Ein Vorsorgeordner ist schnell angelegt und erstaunlich oft wirkungslos — nicht, weil die Dokumente schlecht wären, sondern weil im Ernstfall niemand weiß, dass es sie gibt. Vollmacht und Verfügungen einerseits, das Testament andererseits werden von verschiedenen Stellen gesucht und über verschiedene Wege gefunden. Dieser Beitrag zeigt, welcher Weg für welches Dokument gilt, was er kostet und welche Unterlage in keinem Register landen kann.

Drei Dokumentengruppen, drei verschiedene Suchwege

Der Denkfehler beim Vorsorgeordner ist die Vorstellung, es gäbe eine Stelle, die im Notfall alles findet. Es gibt stattdessen zwei Register bei der Bundesnotarkammer — und eine Gruppe von Unterlagen, die in keinem von beiden auftaucht.

Die letzte Zeile ist die kritische. Ein eigenhändiges Testament nach § 2247 BGB ist ohne Notar und ohne Gebühr gültig und liegt genau deshalb in vielen Ordnern. Sein Auffinden hängt dann daran, dass jemand den Ordner öffnet, das Blatt als Testament erkennt und es abgibt.

Was das Zentrale Vorsorgeregister speichert — und was nicht

Grundlage ist § 78a Abs. 1 BNotO: Die Bundesnotarkammer führt als Registerbehörde ein elektronisches Register über Vorsorgevollmachten, Betreuungsverfügungen, Patientenverfügungen und Widersprüche gegen eine Vertretung durch den Ehegatten nach § 1358 BGB. Eingetragen wird nach § 1 Abs. 1 VRegV unter anderem:

• Angaben zum Vollmachtgeber (Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, E-Mail-Adresse) und zum Bevollmächtigten (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Rufnummer, E-Mail-Adresse).
• Datum der Errichtung und der Aufbewahrungsort der Vollmachtsurkunde.
• Ob die Vollmacht Vermögensangelegenheiten, Gesundheitssorge, Aufenthaltsbestimmung oder sonstige persönliche Angelegenheiten umfasst — und ob sie die Maßnahmen der §§ 1829, 1831 und 1832 BGB ausdrücklich einschließt.
• Besondere Anordnungen und Wünsche, etwa zu Art und Umfang der medizinischen Versorgung (§ 1 Abs. 1 Nr. 6 Buchst. c VRegV).

Wer Auskunft erhält, steht in § 78b Abs. 1 BNotO: Gerichte und Ärzte. Ärzte dürfen dabei nur ersuchen, soweit die Auskunft für die Entscheidung über eine dringende medizinische Behandlung erforderlich ist — ein allgemeines Einsichtsrecht der behandelnden Praxis gibt es nicht. Das Verfahren regelt § 6 VRegV: automatisierter Abruf für Betreuungsgerichte, Landgerichte als Beschwerdegerichte und Ärzte, bei Dringlichkeit auch telefonisch. Banken, Versicherungen, Pflegeheime und Angehörige erhalten keine Auskunft. Für sie zählt in der Praxis, dass die bevollmächtigte Person die Urkunde vorlegen kann: Nach § 172 Abs. 1 BGB steht die Vorlage der ausgehändigten Vollmachtsurkunde einer Mitteilung des Vollmachtgebers gleich — deshalb verlangen Banken und Behörden regelmäßig das Original.

Die erste Vertrauensperson ist in der Grundgebühr enthalten — die Bundesnotarkammer rechnet eine Online-Registrierung mit vier Vertrauenspersonen per Lastschrift mit 31,00 € ab: 20,50 € Grundgebühr plus dreimal 3,50 €. Die Gebühr fällt einmalig an und gilt pro Registrierung, nicht pro Dokument: Vollmacht, Betreuungs- und Patientenverfügung zusammen kosten dasselbe wie eine Vollmacht allein. Änderung, Löschung und Widerruf sind nach Angaben der Bundesnotarkammer gebührenfrei — es gibt also keinen Kostengrund für einen veralteten Eintrag.

Das Testament geht einen anderen Weg

Für den Nachlass ist das Zentrale Testamentsregister zuständig. Es erfasst nach § 78d Abs. 2 BNotO erbfolgerelevante Urkunden — Testamente, Erbverträge und alle Urkunden mit Erklärungen, welche die Erbfolge beeinflussen können. Die entscheidende Schranke steht in Absatz 3: Registrierfähig sind nur Urkunden, die öffentlich beurkundet oder in amtliche Verwahrung genommen worden sind. Ein handschriftliches Testament im Ordner erfüllt keine der beiden Bedingungen.

Es gibt einen Weg, das zu ändern: Nach § 2248 BGB ist ein eigenhändiges Testament auf Verlangen des Erblassers in besondere amtliche Verwahrung zu nehmen; das Gericht übermittelt die Verwahrangaben dann nach § 347 Abs. 1 FamFG an das Register. Die Annahme kostet nach Nummer 12100 des Kostenverzeichnisses zum GNotKG 82,00 €, womit auch Verwahrung, Mitteilung und spätere Herausgabe abgegolten sind. Dazu kommt die Registergebühr des Zentralen Testamentsregisters je testierender Person: 15,50 €, wenn das Register direkt mit Ihnen abrechnet — das ist bei gerichtlichen Meldungen nach Angaben der Bundesnotarkammer der Regelfall; 12,50 €, wenn ein Notariat die Gebühr entgegennimmt. Bei einem Berliner Testament fällt sie zweimal an, weil jede letztwillig verfügende Person eine eigene Registrierung erhält.

Was im Ordner selbst liegen muss

Die Register lösen das Auffinden, nicht die Frage, ob die bevollmächtigte Person handlungsfähig ist. Dafür braucht sie das Papier.

Ein Sonderfall wird oft für einen Ersatz gehalten: das Vertretungsrecht der Ehegatten in der Gesundheitssorge nach § 1358 BGB. Ein Vollmachtsersatz ist es nicht — nach Absatz 3 besteht es nicht bei Getrenntleben, nicht bei bekannter Ablehnung, nicht wenn eine passende Vollmacht bekannt ist, und es endet spätestens sechs Monate nach dem ärztlich festgestellten Zeitpunkt. Die allgemeine Vermögenssorge erfasst es nicht: Konten, Immobilie und Verträge ohne Krankheitsbezug bleiben außen vor. Eingeschlossen sind nur krankheitsbezogene Verträge und Ansprüche — Behandlungs-, Krankenhaus- und eilige Reha- oder Pflegeverträge sowie Ansprüche aus Anlass der Erkrankung (§ 1358 Abs. 1 Nr. 2 und 4 BGB). Wer das Vertretungsrecht nicht will, kann den Widerspruch im Vorsorgeregister eintragen lassen, wo ihn die Ärzte im Ernstfall finden; der isolierte Ehegattenwiderspruch kostet online mit Lastschrift 17,00 €, weil dabei keine Vertrauensperson registriert werden kann. Welche Rolle daneben die Betreuungsverfügung spielt, klärt Betreuungsverfügung oder Vorsorgevollmacht.

Ein Fall mit Zahlen — und wo ErbKlar ansetzt

Ein Ehepaar, 68 und 66 Jahre, Eigentumswohnung, zwei erwachsene Kinder. Beide haben Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht und ein gemeinsames handschriftliches Testament in einem Ordner im Arbeitszimmer. Auffindbar wird das so: zweimal Online-Registrierung mit Lastschrift zu je 20,50 € — zusammen 41,00 €. Die erste Vertrauensperson, hier jeweils der Ehepartner, ist in dieser Gebühr enthalten. Wer zusätzlich ein Kind eintragen lässt, zahlt je 3,50 € mehr, zusammen also 48,00 €. Das Testament bleibt davon unberührt; erst mit der besonderen amtlichen Verwahrung für 82,00 € plus zweimal 15,50 € Registergebühr greift die Kette aus § 78e BNotO.

ErbKlar setzt eine Stufe davor an: Die App stellt fünf Fragen — Familienstand, Kinder, Immobilieneigentum, Unternehmensbeteiligung und vorhandene Teillösungen — und leitet daraus ab, welche Dokumente Ihr Fall braucht. Steht eine Immobilie im Eigentum, kennzeichnet sie die Vollmacht als notariell erforderlich oder empfohlen, weil Banken und Grundbuchamt regelmäßig notariell beglaubigte Vollmachten verlangen. Jedes Dokument lässt sich abhaken, der Fortschritt wird in Prozent angezeigt.

Was ErbKlar nicht tut: registrieren. Die Eintragung ins Vorsorgeregister nehmen Sie selbst vor oder lassen sie beim Notariat übernehmen, die besondere amtliche Verwahrung beantragen Sie bei einem Amtsgericht — für ein eigenhändiges Testament ist nach § 344 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 FamFG jedes Gericht zuständig. Wie die Patientenverfügung formuliert sein muss, damit sie im Krankenhaus bindet, steht in Patientenverfügung konkret formulieren.

Häufige Fragen

Wo bewahre ich meine Vorsorgevollmacht am besten auf?

An einem Ort, an den die bevollmächtigte Person im Ernstfall herankommt — und dieser Ort gehört in das Zentrale Vorsorgeregister. Nach § 1 Abs. 1 Nr. 4 VRegV wird dort der Aufbewahrungsort der Vollmachtsurkunde eingetragen, nicht die Urkunde selbst. Ein Bankschließfach, zu dem nur Sie Zugang haben, ist deshalb ungeeignet: Banken und Behörden lassen sich die Vollmachtsurkunde vorlegen, und nach § 172 Abs. 1 BGB steht deren Vorlage einer Mitteilung des Vollmachtgebers gleich.

Was kostet die Eintragung ins Zentrale Vorsorgeregister?

Bei Online-Registrierung mit Lastschrift 20,50 €, bei Überweisung 23,00 €; per Post 23,50 € bzw. 26,00 € (Angaben der Bundesnotarkammer, Stand 04.08.2026). Die erste Vertrauensperson ist in dieser Grundgebühr enthalten; jede weitere kostet online 3,50 €, per Post 4,00 €. Ein isolierter Ehegattenwiderspruch kostet online mit Lastschrift 17,00 €, weil dabei keine Vertrauensperson registriert werden kann. Die Gebühr fällt einmalig an und gilt pro Registrierung, unabhängig von der Zahl der Vorsorgeangelegenheiten. Änderung, Löschung und Widerruf sind gebührenfrei.

Wer darf das Zentrale Vorsorgeregister abfragen?

Gerichte und Ärzte — so bestimmt es § 78b Abs. 1 BNotO. Ärzte dürfen dabei nur um Auskunft ersuchen, soweit diese für die Entscheidung über eine dringende medizinische Behandlung erforderlich ist; das Verfahren für Betreuungsgerichte, Landgerichte als Beschwerdegerichte und Ärzte regelt § 6 VRegV. Banken, Versicherungen, Pflegeeinrichtungen und Angehörige erhalten keine Auskunft aus dem Register. Für sie zählt in der Praxis, dass die bevollmächtigte Person die Vollmachtsurkunde vorlegen kann.

Kann ich mein handschriftliches Testament ins Zentrale Testamentsregister eintragen lassen?

Nur, wenn Sie es zuvor in besondere amtliche Verwahrung geben. § 78d Abs. 3 BNotO lässt nur Urkunden zu, die öffentlich beurkundet oder in amtliche Verwahrung genommen worden sind. Nach § 2248 BGB ist ein eigenhändiges Testament auf Ihr Verlangen in besondere amtliche Verwahrung zu nehmen; die Annahme kostet 82,00 € nach Nummer 12100 KV GNotKG. Dazu kommt je testierender Person die Registergebühr des Zentralen Testamentsregisters: bei gerichtlichen Meldungen nach Angaben der Bundesnotarkammer im Regelfall 15,50 €, weil das Register direkt mit Ihnen abrechnet; 12,50 €, wenn ein Notariat die Gebühr entgegennimmt.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich an Notar, Anwalt oder Steuerberater.