Digitaler Nachlass: Checkliste für Konten und Zugänge

Ein Fotoarchiv liegt in der Cloud, Rechnungen kommen per E-Mail und Abonnements laufen über verschiedene Konten. Angehörige müssen nach einem Todesfall zunächst herausfinden, was überhaupt existiert. Eine gute Vorsorge beginnt deshalb mit einer verständlichen Übersicht. Passwörter, rechtliche Befugnisse und persönliche Wünsche werden dabei getrennt behandelt.

Die Kontenübersicht ist der Anfang

Erstellen Sie eine Liste der Dienste, die für Ihren Alltag, Ihr Vermögen oder Ihre Erinnerungen wichtig sind. Gehen Sie gedanklich einen gewöhnlichen Monat durch: Wo lesen Sie Nachrichten, erhalten Rechnungen, bezahlen Leistungen oder speichern Unterlagen? Ergänzen Sie selten genutzte Konten, etwa bei einem Hostinganbieter oder einem Archivdienst. Eine vergessene Domain kann weiter Kosten verursachen, obwohl sie im täglichen Leben kaum auffällt.

Notieren Sie den Anbieter, die verwendete Kontaktadresse, den Zweck und einen Hinweis auf vorhandene Unterlagen. Für die erste Bestandsaufnahme brauchen Sie keine Zugangsdaten im selben Dokument. Die Übersicht soll Angehörigen erklären, welche Aufgaben anstehen. Sie soll nicht jedem, der den Vorsorgeordner sieht, zugleich den Zugriff auf sämtliche Konten ermöglichen.

Erbrecht, Anbieterprozess und tatsächlicher Zugang unterscheiden

Nach § 1922 BGB geht das Vermögen mit dem Tod als Ganzes auf den oder die Erben über. Der Bundesgerichtshof hat für den in seinem Urteil vom 12. Juli 2018 behandelten Vertrag über ein soziales Netzwerk entschieden, dass dieser grundsätzlich auf die Erben übergeht. Daraus folgt jedoch keine einfache Bedienungsanleitung für jedes Konto. Die rechtliche Stellung, der Nachweis gegenüber einem Anbieter und die technische Möglichkeit des Zugriffs sind verschiedene Fragen.

Bewahren Sie deshalb auch Hinweise auf den offiziellen Nachlassprozess eines Anbieters auf. Welche Dokumente verlangt er, welche Kontaktstelle bearbeitet den Fall und welche Voreinstellungen sind möglich? Prüfen Sie diese Angaben direkt beim jeweiligen Dienst. Eine Vollmacht oder eine testamentarische Regelung sollte zu Ihrer gesamten Vorsorge passen. Bei unklarer Gestaltung, Streit oder grenzüberschreitenden Sachverhalten ist eine individuelle rechtliche Prüfung sinnvoll.

Eine Vertrauensperson mit einem Passwort ist nicht allein deshalb Erbin. Umgekehrt kann eine berechtigte Person ohne die erforderlichen Nachweise oder Wiederherstellungswege praktisch vor einem verschlossenen Konto stehen. Diese Unterscheidung verhindert, dass Ihre Vorsorge ausschließlich aus einer Passwortliste besteht.

Wünsche so formulieren, dass jemand danach handeln kann

„Alles Digitale regeln“ ist ein verständlicher Wunsch, aber eine schwierige Arbeitsanweisung. Schreiben Sie für wichtige Konten konkret auf, welche Inhalte Sie erhalten möchten und welcher Vorgang bevorzugt wird. Bei einem Fotoarchiv könnten Sie etwa festhalten: „Die Familienbilder sollen zunächst gesichert werden. Anschließend soll geprüft werden, ob das kostenpflichtige Konto noch benötigt wird.“ Das ist eine organisatorische Orientierung, keine Aussage darüber, welche rechtlichen Befugnisse im Einzelfall bestehen.

Trennen Sie private Daten, Unterlagen anderer Personen und geschäftliche Inhalte. Ein beruflich genutzter Speicher kann Informationen enthalten, über die Sie nicht allein verfügen können. Kennzeichnen Sie solche Bereiche und nennen Sie eine zuständige Kontaktstelle im Unternehmen. Übernehmen Sie keine betrieblichen Passwörter oder vertraulichen Kundendaten in einen privaten Vorsorgeordner, wenn dafür keine zulässige Grundlage besteht.

Besprechen Sie Ihre Wünsche mit der vorgesehenen Vertrauensperson. Sie muss wissen, wo die Übersicht liegt, was ihre Aufgabe ist und wann fachliche Unterstützung erforderlich wird. Ein kurzer gemeinsamer Durchgang zeigt oft Lücken: Ein Dienst ist zwar aufgelistet, aber niemand erkennt, ob darüber nur Fotos oder auch laufende Verträge verwaltet werden.

Zugangshinweise sicher und getrennt hinterlegen

Halten Sie die allgemeine Kontenübersicht und geheime Zugangsmittel getrennt. Für Passwörter kann ein geeigneter Passwortmanager mit einem bewusst eingerichteten Notfallkonzept infrage kommen. Alternativ muss eine andere Aufbewahrung so gestaltet sein, dass sie vor unberechtigtem Zugriff geschützt ist und berechtigte Personen sie im vorgesehenen Fall finden. Prüfen Sie die konkreten Funktionen Ihres Werkzeugs selbst; ein beliebiger geteilter Ordner erfüllt diese Anforderungen nicht automatisch.

Denken Sie an zusätzliche Faktoren: Ein Passwort hilft wenig, wenn der zweite Faktor ausschließlich auf einem nicht mehr zugänglichen Gerät liegt. Dokumentieren Sie den vorgesehenen Wiederherstellungsweg, ohne geheime Wiederherstellungscodes in breit zugängliche Übersichten zu kopieren. Testen Sie nur Verfahren, die Sie berechtigt durchführen können, und bewahren Sie Sicherungskopien wichtiger eigener Daten unabhängig vom einzelnen Konto auf.

ErbKlar kann beim Strukturieren Ihrer Vorsorgeunterlagen helfen. Speichern Sie dort keine Passwörter oder Wiederherstellungscodes, wenn dafür kein ausdrücklich geeigneter und von Ihnen geprüfter sicherer Aufbewahrungsweg vorgesehen ist. Der Beitrag Vorsorgeordner aufbewahren erläutert, wie Auffindbarkeit und Vertraulichkeit zusammenpassen.

Beispiel: Aus einem unklaren Ordner wird eine nutzbare Übergabe

Im erfundenen Beispiel hat eine Person ein Cloudkonto, zwei laufende Abonnements und eine kleine private Website. In ihrer alten Liste stehen nur drei Anbieternamen. Für die neue Übersicht ergänzt sie Zweck, Kontaktadresse und Ablageort der Vertragsunterlagen. Für das Fotoarchiv hält sie fest, welche lokale Sicherung existiert. Für die Website nennt sie eine technisch versierte Kontaktperson, die bei Fragen unterstützen darf, ohne ihr vorsorglich sämtliche privaten Zugangsdaten zu geben.

Nach dem Gespräch mit ihrer Vertrauensperson fällt auf, dass die Rechnungen der Website an eine kaum genutzte E-Mail-Adresse gehen. Diese Adresse wird in der Übersicht ergänzt. Beim nächsten Anbieterwechsel wird die Liste erneut geprüft. Entscheidend ist nicht die Länge der Liste, sondern ob eine andere Person daraus die nächste sinnvolle Handlung ableiten kann.

• Wichtige Konten und laufende Verträge sind auffindbar.
• Wünsche sind verständlich und den einzelnen Konten zugeordnet.
• Rechtliche Befugnisse werden gesondert geklärt.
• Geheime Zugangsmittel liegen nicht in einer allgemein lesbaren Liste.
• Wiederherstellung und zweite Faktoren sind berücksichtigt.
• Eine Vertrauensperson kennt den Aufbewahrungsort.

Häufige Fragen

Gehören Passwörter in den Vorsorgeordner?

Eine allgemein zugängliche Kontenliste sollte keine Passwörter enthalten. Planen Sie einen gesonderten, geschützten Zugangsweg und berücksichtigen Sie zusätzliche Faktoren sowie Wiederherstellung.

Reicht eine Liste aller Anbieter?

Sie ist ein Anfang. Hilfreich werden zusätzlich Zweck, Kontaktadresse, Vertragsunterlagen, Wünsche und Hinweise zum offiziellen Nachlassprozess.

Ersetzt die Kontenliste ein Testament oder eine Vollmacht?

Nein. Sie schafft Übersicht. Erbrechtliche Regelungen und Vertretungsbefugnisse müssen dazu passend gesondert gestaltet werden.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich an Notar, Anwalt oder Steuerberater.